Политика конфиденциальности и обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности на интернет-платформе Probotix, размещенной по адресу probotix.ru.

Политика составлена с учетом Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и применяется к посетителям сайта, покупателям, продавцам, пользователям кабинетов и иным лицам, взаимодействующим с платформой.

Оператором персональных данных является самозанятое лицо Краснов Андрей Александрович, ИНН 463210199700, e-mail для обращений по персональным данным: info@probotix.ru, далее — Оператор.

Если пользователь не согласен с условиями Политики, ему следует воздержаться от использования сайта, витрин, личных кабинетов и иных функций платформы.

2. Используемые понятия

• Платформа — программный сервис Probotix, включающий сайт probotix.ru, публичные витрины продавцов, личные кабинеты, API и служебные интерфейсы.
• Сайт — интернет-ресурс probotix.ru и его технические разделы.
• Витрина — публичная или тестовая страница магазина, на которой размещаются товары продавца и оформляются заказы.
• Модуль ЖКХ — раздел платформы для управляющих компаний, товариществ, обслуживающих организаций и иных заказчиков, которые принимают обращения жителей, ведут объекты управления, заявки, объявления и уведомления.
• Модуль услуг — раздел платформы для салонов красоты, груминг-салонов и иных организаций, которые публикуют услуги, места приёма, специалистов, расписание и принимают заявки на запись.
• Продавец — пользователь платформы, подключающий магазин, управляющий товарами, заказами, уведомлениями и настройками витрины.
• Управляющая компания или УК — пользователь платформы, подключающий модуль ЖКХ для работы с объектами управления, домами, подъездами, квартирами, жителями, заявками, объявлениями и уведомлениями.
• Покупатель — физическое лицо, оформляющее заказ на товары через витрину продавца.
• Житель или заявитель — физическое лицо, которое направляет обращение, заявку, сообщение или использует публичную ссылку ЖКХ-модуля.
• Заявка ЖКХ — обращение жителя или сотрудника УК, связанное с управляемым объектом, домом, подъездом, квартирой, помещением, частным домом, коммунальной проблемой, вопросом, ремонтом, аварией или иной ситуацией.
• Клиент услуг — физическое лицо, которое выбирает услугу, специалиста, место и время приёма и направляет заявку на запись.
• Пользователь — посетитель сайта, покупатель, продавец, сотрудник продавца, сотрудник УК, житель, заявитель или иной субъект, использующий функции платформы.
• Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу.
• Обработка персональных данных — любое действие с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.
• Обработка по поручению — обработка персональных данных, которую Оператор может выполнять в интересах продавца, УК или иного заказчика в рамках предоставления функциональности платформы.
• Внешние каналы — сторонние сервисы связи и уведомлений, например электронная почта, Telegram, webhook, web push, а также иные каналы, которые могут быть добавлены в платформу позднее.

3. Область действия Политики

Политика распространяется на персональные данные, которые Оператор получает при работе сайта, витрин, кабинетов продавцов, кабинетов УК и организаций услуг, админки платформы, форм заказа, записи на услуги, публичных форм заявок ЖКХ, форм авторизации и восстановления доступа, уведомлений, импорта и экспорта данных, журналов аудита и технических журналов.

Внешние чаты магазинов и домов не переносятся внутрь платформы. Если пользователь переходит во внешний чат или внешний сервис, обработка данных в таком сервисе регулируется правилами соответствующего сервиса и настройками продавца.

Политика не регулирует самостоятельную обработку персональных данных продавцом или УК вне платформы, включая обработку в собственных CRM, бухгалтерских системах, диспетчерских программах, курьерских сервисах, чатах, мессенджерах, ГИС ЖКХ или иных внешних инструментах соответствующей организации.

Демо-режимы платформы, включая демо-витрину и демо-форму УК, предназначены для проверки сценариев. Пользователям не следует вводить в демо-режимах реальные персональные данные третьих лиц.

4. Роли Оператора и подключённых организаций

При обработке данных, необходимых для работы сайта, регистрации продавцов и УК, предоставления доступа к личным кабинетам, обеспечения безопасности, технической поддержки и ведения журналов, Оператор самостоятельно определяет цели и средства обработки.

При оформлении заказа покупателем договор купли-продажи заключается между покупателем и соответствующим продавцом. Продавец определяет цели обработки данных покупателя для приема, исполнения, доставки и сопровождения заказа.

В части технической обработки данных заказа внутри платформы Оператор может действовать как лицо, обрабатывающее данные по поручению продавца, если это следует из публичной оферты, договора или настроек подключения продавца.

Продавец обязан использовать полученные через платформу персональные данные покупателей только для исполнения заказа, доставки, связи по заказу, урегулирования претензий и иных законных целей, связанных с заказом.

При использовании ЖКХ-модуля УК или иная обслуживающая организация определяет цели обработки данных жителей, заявителей, помещений, лицевых счетов, заявок, объявлений и коммуникаций по объектам управления.

В части технической обработки данных жителей и заявок внутри платформы Оператор может действовать как лицо, обрабатывающее данные по поручению УК или иной обслуживающей организации, если это следует из договора, оферты или условий подключения ЖКХ-модуля.

УК обязана использовать полученные через платформу персональные данные жителей и заявителей только для приема, обработки и сопровождения заявок, связи по обращениям, выполнения работ, информирования по объектам управления, урегулирования претензий и иных законных целей, связанных с управлением или обслуживанием объекта.

Организация услуг определяет цели обработки данных своих клиентов для приёма и сопровождения записи, связи с клиентом и оказания выбранной услуги. В части технической обработки таких данных Оператор может действовать по поручению организации услуг.

5. Цели обработки персональных данных

• Регистрация и идентификация продавцов, владельцев магазинов и сотрудников продавцов.
• Предоставление доступа к личному кабинету продавца, админке платформы и функциям управления магазином.
• Создание и настройка витрин, публикация товаров, категорий, баннеров, логотипов и контактной информации магазина.
• Оформление, передача продавцу, сопровождение и обработка заказов покупателей.
• Связь с покупателем по вопросам заказа, доставки, самовывоза, уточнения состава заказа и статуса заказа.
• Отправка транзакционных уведомлений покупателям и команде продавца по выбранным каналам.
• Поддержка импорта и экспорта каталогов, заказов и служебных данных, необходимых для работы магазина.
• Регистрация организаций услуг и их сотрудников, ведение перечня услуг, специалистов, мест приёма, расписания, заявок на запись и клиентских карточек.
• Приём и сопровождение записей на услуги, подтверждение или изменение времени, назначение специалиста и направление транзакционных напоминаний.
• Регистрация и идентификация УК, сотрудников УК и иных пользователей ЖКХ-модуля.
• Ведение структуры объектов ЖКХ: жилые комплексы, многоквартирные дома, коттеджные поселки, частные дома, подъезды, квартиры, помещения, жители и связанные служебные данные.
• Прием, регистрация, обработка, назначение исполнителей, изменение статусов и сопровождение заявок жителей и заявителей.
• Размещение и доставка объявлений, уведомлений и служебной информации УК по объектам управления.
• Хранение вложений к заявкам, например фотографий, документов и иных файлов, если пользователь загружает их в платформу.
• Обеспечение безопасности платформы, предотвращение несанкционированного доступа, ведение аудита действий и расследование инцидентов.
• Техническая поддержка, диагностика ошибок, контроль работоспособности, резервное копирование и восстановление сервиса.
• Исполнение требований законодательства, рассмотрение обращений субъектов персональных данных, урегулирование споров и претензий.
• Анализ работы платформы на основе обезличенных или агрегированных данных для улучшения качества сервиса.

6. Состав обрабатываемых данных

Оператор обрабатывает только те данные, которые необходимы для заявленных целей. Состав данных зависит от роли пользователя и используемых функций платформы.

• Данные продавцов и сотрудников продавцов: имя, фамилия, адрес электронной почты, телефон, роль, права доступа, сведения об активации аккаунта, история входов и действий в кабинете.
• Данные магазина: название бренда, контакты магазина, адрес, часы работы, настройки витрины, настройки уведомлений, шаблоны сообщений, публичные ссылки и QR-коды.
• Данные покупателей: имя, телефон, адрес электронной почты, адрес доставки, комментарий к заказу, выбранный способ получения заказа, состав заказа, стоимость, статус и история обработки заказа.
• Данные клиентов услуг: имя, телефон, адрес электронной почты, комментарий, выбранная услуга, специалист, место и время приёма, статус и история записи.
• Данные УК и сотрудников УК: имя, фамилия, адрес электронной почты, телефон, роль, права доступа, сведения об активации аккаунта, история входов и действий в кабинете.
• Данные объектов ЖКХ: название объекта управления, адрес, тип объекта, дом, корпус, подъезд, квартира или помещение, этаж, площадь, лицевой счет, связь помещения с жителем или заявителем, служебные комментарии.
• Данные жителей и заявителей: имя, телефон, адрес электронной почты, адрес или описание места проблемы, квартира или помещение, текст обращения, тип и срочность заявки, статус, история обработки, комментарии УК и публичная ссылка на статус заявки.
• Данные вложений к заявкам ЖКХ: фотографии, PDF-документы, имя файла, размер, тип файла, дата загрузки, техническая ссылка на хранение. Пользователю не следует загружать файлы, не относящиеся к заявке, либо содержащие избыточные персональные данные третьих лиц.
• Данные объявлений УК: заголовок, текст объявления, объект или аудитория объявления, статус публикации, время публикации, ссылки на публичную страницу объявления и журналы доставки уведомлений.
• Данные уведомлений: адреса получателей, статусы отправки, ошибки доставки, технические идентификаторы сообщений, настройки email, telegram, webhook, web push и иных подключаемых каналов.
• Технические данные: IP-адрес, дата и время запроса, user-agent, сведения о браузере и устройстве, cookie, идентификаторы сессий, PWA и web push-токены, журналы ошибок и событий безопасности.
• Данные файлов: изображения товаров, логотипы, баннеры, вложения заявок, импортируемые и экспортируемые файлы каталогов, заказов, объектов и заявок, если они загружаются пользователями в платформу.

7. Данные, которые не предполагается обрабатывать

Платформа не предназначена для целевого сбора специальных категорий персональных данных, включая сведения о здоровье, политических взглядах, религиозных убеждениях, интимной жизни, а также биометрических персональных данных.

Пользователям не следует размещать такие данные в комментариях к заказу, названиях товаров, файлах импорта, вложениях, сообщениях или иных полях платформы.

В ЖКХ-заявках пользователь должен указывать только сведения, необходимые для обработки обращения. Если ситуация связана с аварией, угрозой жизни, здоровью или имуществу, пользователь может описать обстоятельства в минимально необходимом объеме для реагирования УК или аварийной службы.

Если пользователь самостоятельно указывает избыточные данные, Оператор вправе ограничить их обработку, удалить или обезличить такие сведения при выявлении.

8. Правовые основания обработки

Обработка данных продавцов осуществляется для заключения и исполнения публичной оферты, пользовательского соглашения, иных договоров с продавцом, а также для предоставления доступа к функциональности платформы.

Обработка данных УК и сотрудников УК осуществляется для заключения и исполнения публичной оферты, пользовательского соглашения, иных договоров с УК, а также для предоставления доступа к функциональности ЖКХ-модуля.

Обработка данных покупателей осуществляется для оформления и сопровождения заказа, передачи заказа выбранному продавцу, доставки или самовывоза, связи по заказу и отправки транзакционных уведомлений.

Обработка данных клиентов услуг осуществляется для приёма и сопровождения записи, передачи заявки выбранной организации услуг, связи с клиентом и отправки транзакционных уведомлений и напоминаний.

Обработка данных жителей и заявителей осуществляется для приема и сопровождения заявок, связи по обращению, выполнения работ, ведения истории обработки, предоставления статуса заявки и направления транзакционных уведомлений по заявке или объявлению УК.

В случаях, когда закон требует согласие субъекта персональных данных, Оператор получает согласие через интерфейс платформы или иным допустимым способом.

Оператор также может обрабатывать данные для исполнения требований законодательства, защиты прав и законных интересов Оператора, продавцов, покупателей и третьих лиц при условии, что этим не нарушаются права и свободы субъектов персональных данных.

9. Принципы обработки

• Обработка осуществляется на законной и справедливой основе.
• Обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
• Не допускается обработка данных, несовместимая с целями их сбора.
• Состав и объем данных соответствуют заявленным целям обработки.
• Оператор стремится поддерживать точность, достаточность и актуальность данных.
• Данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, договорные отношения, требования законодательства и сроки защиты прав.
• После достижения целей обработки данные удаляются, уничтожаются или обезличиваются, если отсутствуют законные основания для дальнейшего хранения.

10. Порядок сбора, использования и уведомлений

Данные вводятся пользователями самостоятельно при регистрации, активации кабинета, оформлении заказа, записи на услугу, отправке заявки в УК, настройке модулей, загрузке файлов, подключении уведомлений, обращении в поддержку или использовании иных функций платформы.

Покупатель при оформлении заказа подтверждает ознакомление с Политикой и дает согласие на обработку данных в объеме, необходимом для оформления и сопровождения заказа.

Житель или заявитель при отправке заявки в УК подтверждает ознакомление с Политикой и дает согласие на обработку данных в объеме, необходимом для приема, обработки и сопровождения заявки.

Клиент услуг при отправке заявки на запись подтверждает ознакомление с Политикой и даёт согласие на обработку данных в объёме, необходимом для записи, связи, оказания услуги и транзакционных напоминаний.

Продавец при активации кабинета подтверждает принятие публичной оферты и ознакомление с Политикой. После этого продавец получает доступ к настройкам магазина, товарам, заказам и уведомлениям.

УК при активации кабинета подтверждает принятие условий использования платформы и ознакомление с Политикой. После этого УК получает доступ к объектам управления, заявкам, объявлениям, сотрудникам и уведомлениям.

Уведомления покупателю являются транзакционными и связаны с конкретным заказом. Маркетинговые рассылки не осуществляются без отдельного правового основания и отдельного согласия, если такое согласие требуется.

Уведомления команде продавца отправляются по каналам, которые настроены продавцом или администратором платформы: email, telegram, webhook, web push и иные каналы, если они будут добавлены в платформу.

Уведомления жителям, заявителям и команде УК отправляются только в рамках заявок, объявлений, статусов и иных служебных событий ЖКХ-модуля, по каналам, которые настроены УК или администратором платформы.

Уведомления клиентам и сотрудникам организации услуг отправляются только в связи с конкретной записью, её статусом, назначением специалиста или напоминанием о времени приёма.

11. Передача данных третьим лицам

Оператор не продает персональные данные и не предоставляет их третьим лицам для самостоятельного маркетинга.

Данные покупателя передаются соответствующему продавцу для исполнения заказа, доставки, самовывоза, связи по заказу, обработки претензий и иных действий, связанных с заказом.

Данные жителя или заявителя передаются соответствующей УК или обслуживающей организации для приема и обработки заявки, связи по обращению, выполнения работ, информирования по статусу, обработки претензий и иных действий, связанных с управлением или обслуживанием объекта.

Данные клиента услуг передаются соответствующей организации услуг и уполномоченным сотрудникам для обработки записи, связи с клиентом и оказания выбранной услуги.

Данные могут быть переданы хостинг-провайдеру, провайдеру электронной почты, сервисам уведомлений, техническим подрядчикам и иным лицам, которые помогают обеспечивать работу платформы, при условии необходимости такой передачи для заявленных целей.

Если продавец или УК подключает внешний канал, например Telegram, webhook, web push, MAX или внешний домовой чат, данные уведомления могут передаваться в соответствующий внешний сервис в объеме, заданном настройками организации и шаблонами уведомлений.

Данные могут быть предоставлены государственным органам, суду или иным уполномоченным лицам в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

12. Внешние каналы и чаты

Платформа рассчитана на работу со ссылками из внешних чатов и каналов, но не переносит переписку внешних чатов внутрь платформы.

Если продавец размещает ссылку на витрину во внешнем чате, платформа обрабатывает данные только после перехода пользователя на витрину и выполнения действий на сайте, например оформления заказа.

Если УК размещает ссылку на форму заявки или объявление во внешнем домовом чате, платформа обрабатывает данные только после перехода пользователя на страницу платформы и выполнения действий на сайте.

Если продавец или УК настраивает отправку уведомлений во внешний канал, соответствующая организация отвечает за корректность выбранного канала, состав шаблона уведомления, круг получателей и наличие правовых оснований для такой отправки.

Для общих домовых чатов не предполагается отправка полных персональных данных жителя, телефона, электронной почты, точной квартиры или подробного текста частной заявки, если это не требуется для законной цели и не настроено соответствующей УК на ее ответственность.

При подключении новых каналов, включая MAX и внешние домовые чаты, обработка осуществляется в рамках той же модели: минимальный необходимый объем данных, настройка получателей, журналирование отправок, возможность отключения канала и контроль шаблонов.

13. Хранение, локализация и резервные копии

Основные базы данных, файловое хранилище и резервные копии production-среды размещаются на территории Российской Федерации. Для обеспечения работы платформы Оператор может привлекать хостинг-провайдера и иных технических подрядчиков при условии соблюдения требований законодательства о персональных данных.

Данные хранятся в защищенных информационных системах платформы с разграничением доступа между организациями. Продавец видит данные только своего магазина, УК — своего ЖКХ-контура, организация услуг — своих записей и клиентов, если иное не предусмотрено ролью администратора платформы.

Резервные копии используются для восстановления работоспособности платформы и защиты от потери данных. Доступ к резервным копиям ограничивается.

Трансграничная передача персональных данных не является основной целью платформы. Она может возникать только при использовании пользователем или продавцом внешних сервисов и каналов, инфраструктура которых находится за пределами Российской Федерации, либо в иных случаях, предусмотренных законом и настройками сервиса.

14. Сроки хранения, удаление и обезличивание

• Данные аккаунтов продавцов и сотрудников продавцов хранятся в течение срока использования платформы и до 3 лет после прекращения использования, если более длительный срок не требуется законом или защитой прав.
• Данные аккаунтов УК и сотрудников УК хранятся в течение срока использования платформы и до 3 лет после прекращения использования, если более длительный срок не требуется законом или защитой прав.
• Данные покупателей по активным заказам хранятся в оперативной базе до исполнения заказа и завершения необходимого сопровождения.
• Архивные данные заказов могут храниться до 3 лет для обработки претензий, защиты прав продавца, покупателя и Оператора, а также подтверждения факта оформления заказа.
• Данные жителей и заявителей по активным заявкам ЖКХ хранятся в оперативной базе до закрытия заявки и завершения необходимого сопровождения.
• Архивные данные заявок ЖКХ, статусов, комментариев и вложений могут храниться до 3 лет для обработки претензий, контроля качества работ, защиты прав УК, жителя, заявителя и Оператора, если более длительный срок не требуется законом, договором или законными обязанностями УК.
• Данные активных записей на услуги хранятся до оказания услуги, отмены записи и завершения необходимого сопровождения. Архивные данные завершённых записей могут храниться до 3 лет, если иной срок не установлен организацией услуг на законном основании. Точный срок требует согласования с учётом модели работы организации услуг.
• Тестовые записи предпросмотра обезличиваются в сокращённый срок и не должны содержать реальные данные третьих лиц.
• Демо-заявки могут удаляться или обезличиваться в сокращенные сроки, поскольку они предназначены только для проверки работы платформы.
• Технические журналы, журналы аудита, уведомлений, ошибок, импортов и экспортов хранятся в сроки, необходимые для безопасности, диагностики, контроля действий и расследования инцидентов.
• После истечения сроков хранения данные удаляются, уничтожаются или обезличиваются, если отсутствуют законные основания для дальнейшего хранения.
• Удаление или обезличивание может быть выполнено автоматически регламентными заданиями либо вручную администратором платформы через предусмотренные инструменты.

15. Права субъектов персональных данных

Субъект персональных данных имеет право получать сведения об обработке своих персональных данных, требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.

Субъект персональных данных вправе отозвать согласие на обработку персональных данных, если обработка осуществляется на основании согласия.

Отзыв согласия может повлечь невозможность дальнейшего использования отдельных функций платформы, исполнения заказа, доступа к кабинету или получения уведомлений.

Для реализации прав субъект может направить обращение на e-mail info@probotix.ru. В обращении желательно указать имя, контакт для ответа, организацию и номер заказа, заявки ЖКХ или записи на услугу.

Если обращение касается заказа у конкретного продавца, Оператор может передать обращение продавцу или запросить у продавца сведения, необходимые для рассмотрения обращения.

Если обращение касается заявки, помещения, жителя или объявления конкретной УК, Оператор может передать обращение УК или запросить у УК сведения, необходимые для рассмотрения обращения.

16. Меры защиты персональных данных

• Разграничение доступа по ролям, магазинам, УК и tenant-контурам.
• Аутентификация пользователей кабинетов и ограничение доступа к административным функциям.
• Ведение журналов аудита действий пользователей и администраторов.
• Использование HTTPS для публичного сайта и API.
• Хранение секретов и production-настроек отдельно от публичного кода.
• Резервное копирование production-данных и контроль восстановления.
• Ограничение доступа к персональным данным только тем лицам, которым он необходим для выполнения задач.
• Журналирование ошибок уведомлений и повторная доставка при технических сбоях.
• Применение технических и организационных мер для предотвращения несанкционированного доступа, изменения, раскрытия, блокирования, копирования, предоставления, распространения и уничтожения персональных данных.

17. Cookie и технические данные

Сайт может использовать cookie, локальное хранилище браузера и иные технические механизмы для работы сессий, корзины, PWA, авторизации, безопасности и корректного отображения интерфейса.

Пользователь может ограничить использование cookie настройками браузера, но в этом случае часть функций платформы может работать некорректно.

Технические данные могут использоваться для диагностики ошибок, защиты от злоупотреблений, обеспечения стабильности платформы и улучшения качества сервиса.

18. Изменение Политики

Оператор вправе изменять настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента размещения на сайте, если в новой редакции не указано иное.

Актуальная редакция Политики постоянно доступна по адресу https://probotix.ru/privacy.

При существенном изменении порядка обработки персональных данных Оператор может дополнительно уведомить пользователей через интерфейс платформы, e-mail или иным доступным способом.

19. Контакты по вопросам персональных данных

По вопросам обработки персональных данных, реализации прав субъекта персональных данных, отзыва согласия, уточнения, удаления или обезличивания данных можно обратиться по адресу: info@probotix.ru.

Оператор рассматривает обращения в сроки и порядке, предусмотренные законодательством Российской Федерации, с учетом необходимости идентифицировать заявителя и проверить связь обращения с конкретным аккаунтом, магазином, заказом, УК, объектом или заявкой.